Transfert de numéros au Canada : quoi préparer et ce qui ralentit le processus

Ce qu’est le transfert, et ce qu’il n’est pas

Le transfert est le processus par lequel un numéro de téléphone passe d’un fournisseur à un autre en restant le même numéro. Au Canada, les entreprises peuvent généralement transférer leurs numéros locaux et sans frais entre fournisseurs, et le fournisseur que vous quittez ne peut pas refuser une demande valide simplement pour vous garder. Il peut toutefois rejeter une demande qui ne correspond pas à ses dossiers, et c’est de là que viennent la plupart des délais.

Le transfert n’est pas un renvoi d’appels. Le renvoi laisse le numéro chez l’ancien fournisseur et redirige les appels ailleurs, ce qui signifie que vous continuez de payer l’ancien fournisseur et d’en dépendre indéfiniment. Le transfert met fin à cette relation. Il n’est pas non plus instantané : les deux fournisseurs échangent des demandes, conviennent d’une date, et le numéro bascule ce jour-là, pas avant.

Le côté rassurant : le numéro continue de fonctionner sur l’ancien service jusqu’au moment précis où il bascule. Un transfert bien géré ne comporte aucune période où l’appelant n’entend rien.

Quoi réunir avant de soumettre quoi que ce soit

Le fournisseur que vous quittez comparera votre demande à son propre dossier client, champ par champ. La demande passe seulement si les champs concordent. La préparation consiste donc surtout à découvrir ce que l’ancien fournisseur croit savoir de vous, ce qui n’est pas toujours ce que vous pensez.

Commencez par la facture la plus récente de chaque compte qui héberge un numéro à déplacer. Les entreprises qui ont grandi par acquisition ou déménagé ont souvent des numéros dispersés sur deux ou trois comptes, parfois sous un ancien nom d’entreprise.

• Une copie de la dernière facture de chaque fournisseur actuel, montrant le numéro de compte
• Le nom du titulaire exactement tel qu’il figure sur cette facture, ponctuation et suffixe de société numérotée compris
• L’adresse de service au dossier, qui peut différer de votre adresse postale ou de votre siège social
• Chaque numéro à transférer, listé individuellement — lignes principales, lignes directes, télécopie, sans frais
• Pour les numéros sans frais, l’organisation responsable qui gère actuellement le numéro
• Le nom et le titre d’une personne autorisée à signer une lettre d’autorisation au nom de l’entreprise
• Tout NIP de compte ou code de transfert sortant établi par l’ancien fournisseur

Ce qui fait rejeter une demande

Un rejet n’est pas un refus; c’est le fournisseur actuel qui signale qu’un élément de la demande ne concorde pas. Chaque rejet ajoute des jours, parce qu’il faut corriger et resoumettre la demande, puis fixer une nouvelle date. Connaître les causes fréquentes permet de les corriger avant la première soumission.

La plus fréquente est un écart de nom. « Plomberie Tremblay » sur la demande, « Plomberie Tremblay inc. » au dossier du fournisseur, et la demande rebondit. Vient ensuite l’écart d’adresse, généralement parce que l’entreprise a déménagé sans en aviser l’ancien fournisseur, ou parce que celui-ci a l’adresse de facturation alors que vous avez fourni celle du site. En troisième, un numéro qui n’est pas réellement sur le compte indiqué — regroupé sous un autre compte il y a des années, et personne ne s’en souvient.

Causes moins évidentes : un numéro faisant partie d’un forfait avec Internet ou la télévision, où le fournisseur exige que tout le forfait soit traité; un numéro sous contrat avec des frais de résiliation anticipée, qui n’empêchent pas le transfert mais génèrent une facture; et un compte avec un solde impayé que l’ancien fournisseur veut voir réglé d’abord.

N’annulez pas l’ancien service

Ce point mérite sa propre section parce que c’est la seule erreur qu’on ne peut pas réparer. Si vous annulez l’ancien compte avant la fin du transfert, le numéro retourne dans la réserve du fournisseur et le transfert échoue, faute de numéro à transférer. Récupérer un numéro libéré est parfois possible, souvent pas.

La bonne séquence : soumettre la demande, attendre la date confirmée, laisser le numéro basculer, confirmer qu’il sonne sur le nouveau système, et seulement ensuite annuler ce qui reste sur l’ancien compte — le service Internet, les lignes résiduelles, la location d’équipement. Dites à la personne responsable des comptes fournisseurs de ne pas « faire le ménage » chez l’ancien fournisseur avant d’avoir de vos nouvelles.

Même chose pour les modifications à l’ancien compte pendant le transfert. Ne changez ni l’adresse, ni le nom du compte, ni le forfait tant qu’une demande est ouverte. Chaque changement relance la comparaison et peut provoquer un rejet.

Ce qui se passe le jour du transfert

Les fournisseurs conviennent d’une date, généralement un jour de semaine, et le basculement survient pendant les heures ouvrables ce jour-là. Certains numéros basculent quelques minutes après l’heure prévue; d’autres prennent plus de temps pendant que les mises à jour de routage se propagent sur le réseau. Durant cette fenêtre, certains appelants joignent encore l’ancien service et d’autres le nouveau. C’est normal et bref.

Avant la date, le nouveau système doit déjà être configuré et testé sur un numéro temporaire : menu principal, groupes, règles hors des heures, appareils. Le jour du transfert, la seule chose qui change est le système dans lequel votre numéro publié aboutit. Si autre chose change le même jour, vous avez rendu la journée plus difficile qu’elle ne devait l’être.

Après le transfert, faites des appels de test depuis un cellulaire vers chaque numéro transféré, vérifiez que l’affichage sortant est correct et confirmez que la télécopie et les numéros d’appareils se comportent comme prévu. Gardez le compte de l’ancien fournisseur ouvert un court moment pour régler tout numéro retardataire.

Numéros sans frais et situations à plusieurs fournisseurs

Les numéros sans frais se transfèrent par un mécanisme différent des numéros locaux et sont gérés par une organisation responsable plutôt que par un fournisseur local. Le processus est généralement simple, mais il exige sa propre autorisation et son propre échéancier; ne présumez pas qu’un numéro sans frais basculera le même jour que vos lignes locales.

Les entreprises dont les numéros sont répartis entre plusieurs fournisseurs — un ancien fournisseur de lignes traditionnelles, un fournisseur VoIP précédent et un revendeur de numéros sans frais, par exemple — doivent s’attendre à plusieurs demandes et plusieurs dates. Un spécialiste peut les séquencer pour que le numéro principal publié bascule en dernier, une fois les autres ayant éprouvé le nouveau système.