Une adjointe répond pour plusieurs associés
Une adjointe peut couvrir trois avocats ou quatre comptables. Sans lignes partagées, impossible de voir qui est au téléphone, qui est libre, ni pour quel associé un appelant patiente.
Droit, comptabilité, conseil et génie
Un système téléphonique conçu selon la façon dont un cabinet répond vraiment.
Les associés prennent leurs appels où qu’ils soient, les adjointes filtrent et assurent la relève, et chaque conversation laisse une trace que vous pouvez rattacher à un dossier ou à un mandat.
Exemple
Appel en cours HD
IN
Appelant entrant
+1 (604) 555-0177 · 01:12
Sourdine
Clavier
Attente
Transférer
Fin
Votre équipe
- RCRéceptionDisponible
- S1Ventes 1En appel
Un cabinet d’avocats, de comptables ou de consultants a besoin d’un système téléphonique infonuagique avec des postes directs par professionnel, un filtrage par les adjointes et l’affichage partagé des lignes, un parcours dédié aux nouveaux dossiers, une messagerie privée par professionnel, des journaux d’appels associables à un numéro de dossier et un pont de conférence. 3CTel planifie le flux avec la direction du bureau, configure les rôles, teste sur un numéro temporaire puis transfère le numéro du cabinet.
Défis de communication typiques.
Les appels facturables ne laissent aucune trace
Un appel de vingt minutes fait du cellulaire ne laisse rien. À la fin du mois, personne ne peut reconstituer qui a appelé, combien de temps ni pour quel dossier.
La boîte vocale contient des renseignements privilégiés
Les messages de clients dorment dans une boîte que n’importe qui à l’accueil peut écouter à haut-parleur, ou sont renvoyés vers une boîte personnelle hors de tout contrôle.
Les conférences téléphoniques s’improvisent
Un appel à quatre avec la partie adverse ou une équipe d’audit se tient sur le pont grand public dont quelqu’un se souvenait, sans numéro d’accès pour le client qui est en route.
Flux d’appels recommandé.
Le flux d’appels d’un cabinet doit amener rapidement un client connu à son professionnel et offrir à tous les autres une porte d’entrée compétente.
L’accueil répond, ou le standard automatique
Un court message avec le nom du cabinet, puis « si vous connaissez le poste de votre correspondant, composez-le maintenant » — les clients réguliers sautent le menu.
Options par domaine de pratique ou service
Litige, immobilier et droit corporatif — ou fiscalité, certification et tenue de livres — chacun vers le groupe capable de répondre, jamais vers une boîte générale.
Ligne de l’associé avec filtrage par l’adjointe
Le numéro direct sonne d’abord chez l’adjointe le jour, puis sur l’application de l’associé, puis vers une boîte privée en dehors des heures.
Un mode « ne pas déranger » professionnel
En interrogatoire, en examen ou en rencontre client, un seul bouton dirige les appelants vers l’adjointe au lieu de sonner dans le vide.
Chemin d’accueil des nouveaux mandats
Les clients potentiels choisissent une option dédiée qui sonne au groupe d’accueil et enregistre le numéro : rien ne dépend de qui a décroché.
Exemple : un cabinet d’avocats de douze personnes.
Routage illustratif pour un cabinet de cinq avocats, trois adjointes, un poste d’accueil et un processus d’ouverture de nouveaux mandats.
| Situation | Acheminement |
|---|---|
| Appel au numéro direct d’un associé, heures d’ouverture | Poste de l’adjointe pendant 15 secondes → téléphone et application de l’associé → boîte vocale privée |
| Appel à l’accueil, l’appelant fait le 1 (dossier en cours) | File de l’accueil → groupe des adjointes en débordement → message transcrit à la responsable des dossiers |
| L’appelant fait le 2 (nouveau mandat ou consultation) | Groupe d’accueil des nouveaux dossiers → numéro de rappel consigné → sommaire courriel à l’avocat responsable |
| L’associé active « ne pas déranger » | Le numéro direct va directement à l’adjointe, avec le statut visible par tout le cabinet |
| Question de facturation, à toute heure | Poste de la facturation → hors heures, une boîte que la gestionnaire de bureau relève le lendemain |
| Hors heures ou congé du cabinet | Message de fermeture avec les heures → boîte privée par professionnel, sans écoute partagée |
Exemple illustratif — pas de données réelles
Cabinets avec bureaux satellites.
Les bureaux secondaires veulent une présence locale sans avoir à doter un second standard.
- Un numéro local par bureau, tous répondus par une seule équipe d’accueil si vous le souhaitez
- Composition par poste entre les bureaux : un transfert se fait en quatre chiffres, sans recomposer
- Les associés gardent un seul numéro, au siège, en succursale ou au palais de justice
- Des rapports par bureau pour voir quel emplacement porte le volume d’appels
Agents IA
Là où les agents IA font le travail.
Accueil des nouveaux clients quand l’équipe d’ouverture est occupée
La réceptionniste IA demande le nom, la nature du dossier, la partie adverse s’il y a lieu et un numéro de rappel, puis livre une transcription à l’avocat d’ouverture ou à l’associé de garde.
Questions de facturation et de comptes
Les questions courantes sur une facture ou un solde de provision sont consignées avec la référence du dossier et envoyées au commis à la facturation, sans interrompre les associés.
Prise de messages hors heures avec indicateur d’urgence
Hors des heures de bureau, la réceptionniste IA prend le message, demande si l’affaire est urgente et achemine les cas pressants au cellulaire du professionnel de garde; le reste attend le matin.
Prise de consultations par clavardage et texto
L’agent IA de clavardage et de messagerie traite les demandes du site Web et du numéro d’affaires, fait une courte vérification de conflit — parties et nature du dossier — et réserve une première consultation dans le calendrier du bon professionnel. Il ne donne aucun conseil juridique ou comptable; ces questions vont à une personne.
Mise à jour du logiciel de gestion de cabinet
Après chaque contact, un flux de travail IA met à jour le client dans votre logiciel de gestion de cabinet ou CRM, consigne un résumé sous le numéro de dossier, ouvre une tâche pour l’adjointe et rédige le courriel de suivi. Chaque tâche est automatique, en un clic ou en suggestion, avec journal d’audit.
Repérer les échéances et les clients insatisfaits
L’intelligence conversationnelle produit un résumé et une transcription de chaque appel enregistré et signale des mots clés comme une date d’audience, une échéance de dépôt ou une plainte sur les honoraires, pour que l’associé responsable les voie le jour même. L’enregistrement est annoncé aux appelants et exclu sur les postes de votre choix.
Produits et fonctions pertinents.
Téléphonie d’affaires
Des appels fiables et un routage que votre équipe utilisera vraiment.
En savoir plus: Téléphonie d’affairesRéunions vidéo
Des réunions dans l’application qui sert déjà à vos appels — sans deuxième abonnement.
En savoir plus: Réunions vidéoTélécopie en ligne
La télécopie par courriel et par le web — sans garder une ligne dédiée en vie.
En savoir plus: Télécopie en ligneAnalytique d’appels
Voyez ce que fait vraiment votre trafic téléphonique — et dotez-vous en conséquence.
En savoir plus: Analytique d’appelsSMS d’affaires
Textez depuis le numéro que vos clients appellent déjà — en équipe, pas d’un cellulaire personnel.
En savoir plus: SMS d’affairesConsidérations de sécurité et de confidentialité.
Les appels avec les clients peuvent être privilégiés ou confidentiels. Les obligations qui s’appliquent à votre cabinet vous appartiennent; 3CTel configure les accès, la conservation et les annonces en conséquence.
- La messagerie et les enregistrements de chaque professionnel sont réservés à cet utilisateur et aux adjointes que vous nommez; la réception ne peut pas les écouter.
- L’enregistrement des appels de conseil se décide par poste, avec une conservation fixée avec vous et la possibilité de mettre l’enregistrement en pause quand un client dicte des identifiants financiers ou personnels.
- Les appelants entendent une annonce lorsqu’un appel est enregistré; 3CTel configure le libellé avec vous.
- L’adresse de service 9-1-1 enregistrée est confirmée pour le bureau et mise à jour pour les professionnels qui travaillent d’un second lieu.
Compatible avec vos outils actuels.
Les intégrations de gestion de cabinet et de GRC sont définies pendant la planification, selon les logiciels déjà en place.
- Composition en un clic depuis votre GRC ou votre logiciel de gestion de cabinet lorsqu’une intégration est offerte
- Exportation des registres d’appels pour rapprochement avec les numéros de mandat et les feuilles de temps
- Présence liée au calendrier Microsoft 365 ou Google Workspace, pour que les adjointes voient qui est en réunion
- Télécopie en ligne pour les greffes, les bureaux de publicité foncière et les prêteurs qui l’exigent encore
Processus de mise en œuvre.
Revue du cabinet et des rôles
Nous cartographions associés, avocats, adjointes et règles de relève — qui répond pour qui, et que faire si les deux sont absents.
Numéros et transfert
La ligne principale et les numéros directs sont transférés à une date prévue; les lignes actuelles fonctionnent jusqu’à la fin du transfert et les délais sont fixés par les fournisseurs.
Téléphones, applications et casques
Les adjointes obtiennent une touche par professionnel couvert, les associés l’application mobile, et les salles un téléphone de conférence.
Connecter les agents IA et vos systèmes
Nous relions les calendriers des professionnels et votre logiciel de gestion de cabinet ou CRM, fixons les tâches automatiques et celles qui exigent une approbation, puis testons la réceptionniste IA et l’agent de clavardage sur une ligne directe avant de les étendre au numéro principal.
Fonctionnement en parallèle, puis bascule
Le nouveau flux tourne en parallèle sur un numéro temporaire, puis les numéros publiés basculent une journée à faible volume.
Étude de cas
Étude de cas
Une étude de cas pour ce secteur sera publiée ici une fois révisée et approuvée par le client. Aucune n’est en ligne pour l’instant.
Questions courantes, réponses directes.
Le système téléphonique d’un cabinet peut-il indiquer à quel dossier appartient un appel?
Les journaux consignent le numéro, la durée, le poste et l’heure de chaque appel, et les utilisateurs peuvent ajouter une note ou une référence de dossier dans l’application après l’appel. Si le cabinet utilise un logiciel de gestion de pratique doté d’une API, les données d’appel peuvent y être poussées par une plateforme d’automatisation; 3CTel définit cette intégration à la planification et confirme sa disponibilité avant l’activation.
Comment fonctionne le filtrage par l’adjointe sur la ligne directe d’un associé?
Le numéro publié de l’associé sonne d’abord chez l’adjointe pendant quelques secondes, puis sur le téléphone de bureau et l’application mobile de l’associé, puis dans une boîte privée. Quand l’associé active « ne pas déranger », la ligne va directement à l’adjointe. L’affichage partagé des lignes montre qui est en appel et qui est libre, pour des transferts annoncés plutôt qu’à l’aveugle.
Le personnel peut-il prendre les appels du cabinet sur un cellulaire personnel sans divulguer son numéro?
Oui. L’application mobile passe et reçoit les appels avec le numéro du cabinet : le numéro personnel n’est jamais affiché et l’appel figure dans les journaux du cabinet. Si un professionnel quitte, le poste est réassigné et les clients continuent de joindre le cabinet au même numéro. 3CTel configure l’application lors de l’intégration du personnel.
En savoir plus
- Call routingDecide who answers, in what order, and what happens when they cannot.
- After-hours callsA plan for every call that arrives after closing, on a weekend or on a holiday.
- Desk phone vs softphoneWho needs a handset, who needs an app, and how to give each person the right one.
- Call recordingWhen recording helps, how callers and staff are informed, and how access and retention are set.
- Auto attendantA recorded greeting that answers the main number and lets callers pick a destination or dial an extension.
- Office phone systemDesk phones, reception, paging and meeting rooms, on a cloud service.
En savoir plus
Questions fréquentes.
Oui. Son téléphone peut afficher une touche par professionnel, indiquant qui est en appel et qui est libre, et permet de prendre, mettre en garde ou transférer chacune de ces lignes.
L’analytique conserve le numéro, le sens, la durée et le poste de chaque appel, y compris ceux faits depuis l’application mobile sur un appareil personnel, et le détail s’exporte pour la saisie du temps.
Les boîtes sont par poste, avec leur propre NIP. Les messages d’un associé ne font pas partie de la boîte partagée de l’accueil, sauf si vous le configurez ainsi.
Oui. Les réunions vidéo incluent un numéro d’accès : le client sur la route participe par téléphone pendant que les autres partagent des documents à l’écran.
Oui. Les appels sortants passés depuis l’application affichent le numéro du cabinet ou le numéro direct du professionnel : le client ne voit jamais un cellulaire personnel.
Oui. La télécopie en ligne s’envoie du navigateur ou par courriel et livre les télécopies reçues en PDF aux personnes désignées, ce qui convient aux greffes et aux prêteurs.
Planifiez un flux d’appels qui respecte le temps des associés.
Dites-nous combien de professionnels, d’adjointes et de bureaux vous avez et nous recommanderons une configuration adaptée.