Les télécopies cessent de s’empiler dans un bac que personne ne surveille
Chaque télécopie entrante arrive en PDF dans une boîte surveillée : une demande reçue vendredi soir n’est pas découverte le mardi.
Télécopie en ligne
La télécopie sans appareil, sans papier et sans deuxième ligne.
Les télécopies entrantes arrivent en PDF dans le courriel; les envois partent de votre boîte de réception ou d’un navigateur — sur le numéro que vos partenaires ont déjà au dossier.
- Gardez votre numéro de télécopie
- Envoi et réception par courriel
- Adaptateur pour un télécopieur existant
Exemple
+1 (416) 555-0150
Fax
Reçue
LivréeRéférence — 4 pages
Envoyée
LivréeRequête — 2 pages
Envoyée
En attenteEn file — 1 page
fax@… → PDF
La télécopie en ligne 3CTel permet d’envoyer et de recevoir des télécopies par courriel et par un portail web, sans télécopieur ni ligne dédiée. Les télécopies reçues arrivent en pièces jointes PDF aux adresses de votre choix; pour envoyer, vous transmettez le document par courriel au numéro de destination. Les numéros existants peuvent être transférés, les confirmations de livraison sont consignées, et un adaptateur analogique peut garder un appareil en service si un processus l’exige.
Ce qui change pour votre entreprise.
Envoyer prend une minute, pas un aller-retour au fond du couloir
Joignez le document, envoyez au numéro de télécopie et obtenez une confirmation, sans rester debout devant l’appareil à écouter la tonalité.
Le numéro inscrit sur tous vos formulaires fonctionne encore
Votre numéro de télécopie actuel est transféré : partenaires, assureurs et avocats qui l’ont au dossier n’ont rien à changer.
Un registre consultable plutôt qu’une pile de papier
Envois et réceptions sont consignés avec l’heure, le numéro, le nombre de pages et le statut, et les PDF vivent avec vos autres documents.
Fonctions principales.
Envoi et réception par courriel
Les télécopies entrantes arrivent en pièce jointe PDF; les envois se font en adressant un courriel au numéro de destination depuis une adresse autorisée.
Portail web pour l’envoi et l’historique
Téléversez un document, choisissez une page couverture, envoyez, et consultez tout l’historique avec le statut de chaque tentative.
Numéros de télécopie dédiés
Ajoutez un numéro local ou sans frais réservé à la télécopie, pour que les appels et les télécopies cessent de se disputer la même ligne.
Transfert de votre numéro actuel
Transférez le numéro déjà imprimé sur vos formulaires et vos feuilles de référence. La ligne actuelle fonctionne jusqu’à la fin du transfert.
Adaptateur pour un télécopieur existant
Gardez un appareil physique si un processus en dépend : un adaptateur analogique le relie au service et le personnel travaille comme avant.
Acheminement par personne ou par service
Des numéros différents livrent à des boîtes différentes — accueil, comptes, réclamations — au lieu d’une seule boîte que tout le monde doit trier.
Confirmations et statut de livraison
Chaque transmission retourne un résultat : livrée, occupée, échouée, avec le nombre de pages et les tentatives consignés pour le suivi.
Accès contrôlé
Seuls les utilisateurs et adresses que vous autorisez peuvent envoyer depuis vos numéros, et les boîtes de réception restent celles que vous administrez déjà.
Cas d’usage courants.
Cliniques médicales et dentaires
Références, requêtes et rapports d’imagerie arrivent en PDF dans la boîte de l’accueil plutôt que dans un bac partagé à la réception.
Cabinets d’avocats et notaires
Les documents partent avec une confirmation, et le bureau conserve son numéro de télécopie de longue date malgré un déménagement ou un changement de système.
Bureaux d’assurance et courtage
Les formulaires de réclamation des assureurs vont à la boîte des réclamations, à part de la correspondance générale, avec un registre des arrivées.
Agences immobilières
Offres et documents de transaction sont envoyés depuis un portable pendant une visite, pas depuis un appareil resté au bureau.
Flux de travail IA pour classer les télécopies reçues
À la réception d’une télécopie, un flux de travail IA lit la page couverture, associe l’expéditeur à un contact de votre CRM ou centre d’assistance, ouvre ou met à jour le billet et avise la bonne personne, avec approbation en un clic si vous le préférez.
Mise en place et migration.
La mise en place est courte. L’essentiel consiste à décider quels numéros existent, où chacun livre, et si un appareil physique reste dans le portrait.
Confirmer les numéros
Nous déterminons quels numéros de télécopie transférer et si vous souhaitez y ajouter de nouveaux numéros dédiés.
Définir livraison et permissions
Chaque numéro est dirigé vers la bonne boîte ou le bon utilisateur, et les adresses autorisées à envoyer sont établies.
Brancher un appareil physique
Si un télécopieur ou une imprimante multifonction reste en place, un adaptateur est configuré et testé avec lui pour ne rien changer au comptoir.
Tester dans les deux sens, puis transférer
Vous faites des envois et des réceptions d’essai sur un numéro temporaire, puis le numéro transféré bascule à la date confirmée par les fournisseurs.
IA dans ce produit
L’IA sur les télécopies reçues
Les télécopies reçues sont lues, classées et acheminées à la bonne personne ou au bon système, pour que personne n’ait à ouvrir chacune pour savoir ce qu’elle contient.
Classification et acheminement des documents
Chaque télécopie entrante est lue et étiquetée, par exemple orientation, réclamation, commande ou facture, et livrée à la boîte, au dossier ou à la file que vous associez à ce type.
Champs clés extraits pour le suivi
Noms, dates, numéros de référence et actions demandées sont extraits de la télécopie et présentés en court résumé dans l’avis de livraison, l’image originale jointe pour vérification.
Flux lancés à partir d’une télécopie
Une télécopie classée peut ouvrir un billet, mettre à jour une fiche ou planifier un rappel par un flux, en mode automatique ou avec approbation préalable.
Questions courantes, réponses directes.
Comment fonctionne la télécopie en ligne sans télécopieur?
Le numéro de télécopie est hébergé dans le nuage. À la réception, le service convertit le document en PDF et l’envoie par courriel à la boîte ou au groupe choisi; il est aussi visible dans le portail web. Pour envoyer, vous adressez un courriel avec le document au numéro de destination dans le format fourni et recevez un rapport de livraison. Ni ligne, ni modem, ni papier.
Plusieurs personnes peuvent-elles recevoir les télécopies d’un même numéro?
Oui. Un numéro peut livrer à une boîte partagée, à une liste de distribution ou à plusieurs adresses individuelles, pour qu’une clinique ou un bureau ne dépende pas d’une seule personne qui surveille l’appareil. L’accès au portail est défini par utilisateur, et les télécopies envoyées et reçues se cherchent par date, numéro et état.
Pourquoi les entreprises canadiennes utilisent-elles encore la télécopie?
Certains secteurs, dont la santé, le droit et les échanges avec les administrations publiques, continuent de transmettre des documents par télécopie parce que leurs interlocuteurs s’y attendent. La télécopie en ligne conserve ces processus sans l’appareil : les documents arrivent là où le travail se fait, la livraison est confirmée et rien ne traîne sur un plateau. Le traitement des documents sensibles reste la décision de votre organisation.
En savoir plus
- DID (Direct Inward Dialing)A phone number that reaches a particular extension or department directly, bypassing the main menu.
- Number portingMoving an existing phone number from one provider to another without changing it.
- Number portingHow a port works, what you need to provide, what causes delays, and what 3CTel does at each step.
- Cliniques médicales et dentairesLignes de rendez-vous, routage par professionnel et couverture hors heures pour les cliniques.
- Services professionnelsPostes des associés, couverture des adjointes et registre des appels pour les cabinets qui facturent leur temps.
- Business phone systemNumbers, routing, apps and desk phones, designed around how your calls actually arrive.
En savoir plus
Compatible avec vos outils actuels.
Les intégrations sont définies pendant la planification selon vos systèmes; la disponibilité est confirmée avant l’activation.
- Microsoft 365Productivité
- Google WorkspaceProductivité
- Outlook / Google CalendarCalendrier
- Webhooks & APISur mesure
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En savoir plus: Téléphonie d’affairesCliniques médicales et dentaires
Lignes de rendez-vous, routage par professionnel et couverture hors heures pour les cliniques.
En savoir plus: Cliniques médicales et dentairesQuestions fréquentes.
Oui. Les numéros de télécopie se transfèrent comme les numéros de voix. Votre ligne actuelle fonctionne jusqu’à la fin du transfert, et la date est confirmée avec vous à l’avance.
Non. La plupart des bureaux envoient et reçoivent entièrement par courriel et par le portail web. Si un appareil fait partie d’un processus que vous voulez garder, un adaptateur analogique le relie au service.
Adressez un courriel au numéro de destination dans le format que nous fournissons, joignez le document et envoyez depuis une adresse autorisée. Vous recevez une confirmation avec le résultat de la livraison.
Le PDF et les formats de documents et d’images courants sont habituels. Nous confirmons la liste prise en charge et les limites de pages ou de taille à la configuration.
Les tonalités de télécopie sont sensibles au mode de livraison de la ligne, et un service dédié gère les reprises et les rapports de livraison qu’une ligne voix partagée n’offre pas. Cela libère aussi la ligne pour les appels.
C’est une décision qui revient à votre organisation et à ses propres obligations en matière de confidentialité. Nous pouvons vous expliquer comment la livraison et les accès sont configurés; la politique sur ce qui peut être télécopié, et à qui, vous appartient.
Planifiez vos numéros de télécopie et leur destination.
Répondez à quelques questions et obtenez une configuration couvrant numéros transférés, boîtes de réception et appareil conservé.