Les appelants joignent la bonne équipe du premier coup
Un menu bien construit envoie la facturation à la facturation et le service au service : moins d’appels qui rebondissent entre les postes, moins d’abandons.
Standard automatique et SVI
Un menu principal qui amène vraiment l’appelant là où il voulait aller.
Menus par touche ou par la voix, horaires d’affaires et jours fériés, accueil en français et en anglais, répertoire par nom et parcours libre-service qui répondent à « où en est ma commande » sans agent.
- Menus à plusieurs niveaux, par touche ou par la voix
- Heures d’affaires, fériés et dérogations
- Libre-service branché à vos systèmes
Exemple
Appel entrant+1 (416) 555-0198
Menu principal9–17
11 — Rendez-vous
22 — Renouvellements
33 — Facturation
Hors heures
File de réception90 s → Rappel offert
Réceptionniste IA
Messagerie par courriel
Le standard automatique et SVI 3CTel est le système de menus qui répond à un numéro d’affaires et achemine les appels. Il prend en charge des menus à plusieurs niveaux par touche ou par la voix, les horaires d’affaires et les jours fériés, des invites en français et en anglais, un répertoire par nom et des parcours libre-service qui consultent vos systèmes, par exemple pour l’état d’une commande. Chaque option relaie vers une file, un poste ou la Réceptionniste IA.
Ce qui change pour votre entreprise.
Les heures fermées et les fériés se gèrent seuls
Les horaires changent automatiquement l’accueil et l’acheminement, et un gestionnaire peut activer une dérogation quand le bureau ferme tôt à cause d’une tempête.
Les questions courantes se règlent sans personnel
État d’une commande, solde, heures et itinéraire peuvent être lus à partir de vos propres systèmes, libérant les agents pour les appels qui exigent une personne.
Les files reçoivent des appelants déjà qualifiés
Quand l’appel arrive en file, le SVI a déjà identifié le motif et, si vous le souhaitez, le compte.
Fonctions principales.
Menus à plusieurs niveaux
Menus principaux et sous-menus par service, emplacement ou langue, chacun avec son accueil, son délai et son comportement en cas d’entrée invalide.
Options activées par la voix
L’appelant peut dire « facturation » ou « prendre rendez-vous » au lieu d’appuyer sur une touche. Les options vocales sont définies et testées avec vous, car la reconnaissance dépend des modèles vocaux et des accents en jeu.
Heures d’affaires, hors heures et dérogations
Règles selon l’heure et le jour pour chaque menu, avec une dérogation manuelle que le personnel active depuis un téléphone ou l’application.
Calendrier des jours fériés
Fériés provinciaux et congés de l’entreprise saisis une seule fois, avec un accueil et un acheminement distincts pour chaque jour de fermeture.
Choix de la langue
Menus en français et en anglais, ou une invite de langue dès le départ qui suit l’appelant dans chaque sous-menu et jusqu’à la file.
Répertoire par nom
L’appelant épelle un nom sur le clavier pour joindre directement une personne; le répertoire se construit à partir de vos utilisateurs et reste à jour automatiquement.
Parcours SVI en libre-service
État de commande, confirmation de rendez-vous ou solde de compte lus à partir de votre CRM, de votre système de réservation ou de commandes par API ou webhooks, évalués à la planification.
Relais vers les files et les personnes
Chaque option peut diriger l’appel vers une file, un groupe de sonnerie, un poste, la messagerie vocale, la Réceptionniste IA ou un numéro externe, avec le motif rattaché.
Cas d’usage courants.
Entreprise multi-sites avec un seul numéro publié
L’appelant choisit un emplacement ou est dirigé selon le numéro composé, puis atteint le menu de ce site avec ses propres heures et son personnel.
Clinique qui confirme les rendez-vous par téléphone
L’appelant saisit son numéro de téléphone, entend son prochain rendez-vous et le confirme ou demande un changement sans joindre la réception.
Distributeur qui répond aux appels sur l’état des commandes
Un numéro de commande est dit ou composé, cherché dans le système de commandes, et l’état est lu; les cas non résolus vont en file.
Bureau professionnel bilingue
Une invite de langue mène à des menus, un répertoire et une messagerie entièrement en français ou en anglais : l’appelant n’entend jamais la mauvaise langue.
Réceptionniste IA à la place des niveaux profonds du menu
Plutôt qu’un troisième niveau d’options, l’appelant décrit ce dont il a besoin; la réceptionniste IA reconnaît l’intention, répond elle-même aux questions courantes et transfère le reste vers le bon poste ou la bonne file, avec la raison déjà notée.
Mise en place et migration.
Le menu se conçoit avant de s’enregistrer. Un spécialiste 3CTel cartographie vos motifs d’appel, vos heures et vos équipes, puis construit et teste le parcours sur un numéro temporaire avant le basculement de votre ligne principale.
Cartographier les motifs d’appel et les destinations
Nous listons pourquoi on vous appelle, où chaque motif doit aboutir et ce qui se passe si personne ne répond, puis dessinons l’arbre du menu avec vous.
Régler les horaires et les fériés
Heures d’affaires, règles hors heures, calendrier des fériés et dérogation manuelle sont configurés pour chaque menu.
Enregistrer les accueils et configurer les options
Les accueils sont enregistrés ou générés en français et en anglais, les options par touche et par la voix sont définies, et le répertoire est rempli.
Brancher le libre-service et tester
Lorsqu’une API ou un webhook vers vos systèmes est prévu, il est connecté et testé avec de vraies recherches; le parcours complet est ensuite vérifié appel par appel avant la mise en service.
IA dans ce produit
L’IA dans votre standard automatique
Le menu entendu par les appelants est comparé à ce qu’ils font réellement, et une option conversationnelle peut remplacer les touches.
Recommandations de menu d’après les vrais parcours
Les options que les appelants sautent, répètent ou abandonnent sont mises en évidence avec des changements de libellé et d’ordre proposés, appliqués au standard seulement après votre approbation.
Dire son besoin plutôt qu’appuyer sur le 1
Une option Réceptionniste IA permet aux appelants de décrire leur besoin en langage courant et d’être acheminés, réservés ou renseignés, le menu à touches restant en repli.
Suggestions de règles hors heures
Les tendances d’appels autour de l’ouverture et de la fermeture indiquent quand le traitement hors heures devrait commencer, ce que l’accueil devrait dire et si un rappel ou un agent IA devrait être offert.
Questions courantes, réponses directes.
Qu’est-ce qu’un standard automatique dans un système téléphonique?
C’est l’accueil et le menu automatisés qui répondent à un numéro d’affaires. Il diffuse un message enregistré, propose des options comme les ventes, le service ou un répertoire, et dirige l’appel vers le poste, le groupe de sonnerie ou la file correspondant. Les horaires changent l’accueil et l’acheminement hors heures et les jours fériés pour que l’appelant entende toujours le bon message.
Comment fonctionne un parcours SVI en libre-service?
L’appelant saisit ou dit un identifiant, comme un numéro de commande ou de téléphone. Le SVI l’envoie à votre système de commandes, de réservation ou à votre CRM par API ou webhook, reçoit le résultat et le lit. Si rien n’est trouvé ou si l’appelant demande une personne, l’appel passe à une file avec les détails rattachés. Chaque recherche est évaluée à la planification.
Une petite entreprise devrait-elle utiliser un SVI?
Restez bref. Un seul niveau avec trois ou quatre options claires, le zéro pour la réception et un accueil bilingue suffisent habituellement à un petit bureau. Les menus plus profonds se justifient quand le volume est élevé ou quand le libre-service règle des questions fréquentes. Un spécialiste 3CTel aide à décider ce qui va dans le menu et ce qui doit aller directement à une personne.
En savoir plus
- Auto attendantA recorded greeting that answers the main number and lets callers pick a destination or dial an extension.
- IVR (Interactive Voice Response)A phone menu that responds to keypad presses or spoken choices before a person answers.
- Call routingThe rules that decide where each incoming call goes and what happens when nobody answers.
- Call routingDecide who answers, in what order, and what happens when they cannot.
- After-hours callsA plan for every call that arrives after closing, on a weekend or on a holiday.
- AI receptionist vs answering serviceThree ways to handle calls nobody can pick up, compared without a sales pitch.
En savoir plus
Compatible avec vos outils actuels.
Les intégrations sont définies pendant la planification selon vos systèmes; la disponibilité est confirmée avant l’activation.
- SalesforceCRM
- HubSpotCRM
- Zoho CRMCRM
- ZendeskCentre d’assistance
- FreshdeskCentre d’assistance
- Jane AppGestion de clinique
- DentrixCabinet dentaire
- Webhooks & APISur mesure
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Le standard automatique diffuse un accueil et achemine selon le choix du menu. Le SVI va plus loin : il recueille des données, interroge vos systèmes et répond, par exemple en lisant l’état d’une commande. 3CTel configure les deux sur la même plateforme.
Oui. Les options vocales permettent à l’appelant de dire ce qu’il veut. Comme la reconnaissance dépend des modèles vocaux, du vocabulaire et des accents, les options sont définies et testées avec vous avant l’activation.
Un calendrier contient vos jours de fermeture. Ces jours-là, le menu diffuse un accueil de férié et suit l’acheminement choisi, sans que personne ne modifie les réglages le matin même.
Oui. Vous pouvez offrir une invite de langue au départ ou publier un numéro par langue. Le choix suit l’appelant dans les sous-menus, le répertoire et les annonces en file.
Oui, lorsque votre système de commandes, de réservation ou votre CRM offre une API ou un webhook. La recherche est évaluée à la planification et la disponibilité est confirmée avant l’activation.
Le SVI suit un menu que vous avez conçu. La Réceptionniste IA tient une conversation, prend des messages et fixe des rendez-vous. Beaucoup de clients utilisent les deux : le SVI pour l’acheminement structuré, la Réceptionniste IA comme l’une de ses destinations.
Concevez votre menu avant de l’enregistrer.
Dites-nous pourquoi on vous appelle et nous ébaucherons l’arbre du menu, les horaires et les relais pour votre révision.